Мистецтво як управляти своїм часом

22

Як навчитися керувати своїм часом — одна з найважливіших завдань для фрілансера. З хорошою системою управління часом ти легко зможеш знайти час на важливі для тебе речі, як у професійній, так і в особистому житті.

Успішно керувати часом може бути непросто, особливо для початківців фрілансерів і тих, хто працює на себе. Коли у тебе є бос, який говорить що і коли треба зробити, розставляти пріоритети та вирішувати, що повинно бути зроблено і коли, набагато простіше. Але коли ти маєш справу не тільки з термінами виконання робіт, але також і з щоденною рутиною, пов’язаної з управлінням бізнесу, і при цьому намагаєшся знайти час на особисте життя, управління часом стає більш складним завданням.

1. Будь організованим

Найбільше часу витрачається марно на пошуки чого-небудь, будь то на твоєму комп’ютері або на робочому столі. Тут можуть бути відмінності в залежності від сфери діяльності та особистих уподобань, але у тебе, безумовно, повинна бути система для того, щоб справлятися зі щоденною інформацією. Для цього можна використовувати папки і ярлики на комп’ютері, а також швидкозшивачі та папки для організації фізичного простору.

тайм менеджмент

Експериментуй з різними організаційними системами, поки не знайдеш ту, яка підходить саме тобі. У мене, наприклад, є папка «робота» на робочому столі, а в ній заведена окрема папка на кожного постійного клієнта. Для разових клієнтів я створюю папку тільки на час роботи з ними, а після закінчення проекту ці папки переміщуються в папку «виконаний» (і, як правило, переносяться на портативний жорсткий диск). Паперової роботи у мене дуже мало, тому з папками на столі у мене немає особливих складнощів.

2. Відділяй робочий простір від всього іншого

У тебе має бути окреме робоче місце. Це досить просте завдання, якщо ти працюєш в офісі, і не зовсім проста, якщо ти працюєш вдома. Ось кілька порад, як створити робоче місце, якщо у тебе немає окремого офісу:

Придбай письмовий стіл. Не намагайся працювати за обіднім столом. Це неефективно, і тобі доведеться постійно прибирати речі для того, щоб потім повернути їх назад. Набагато краще, якщо у тебе є місце, де ти зможеш залишати все, що пов’язано з роботою.

Коли ти на робочому місці, одягнися «по-робочому». Сидячи за письмовим столом, ти, наприклад, можеш надіти туфлі (це як раз те, що я роблю найчастіше).

Все ще не використаний простір. У тебе вдома є незайнята кімната, кут в кімнаті або навіть комора? Досить там місця для письмового столу? Якщо так, то ти, швидше за все, знайшов собі офіс. Якщо твій «офіс» займає частину кімнати, не забудь купити офісний шафа, щоб складати туди все, що пов’язано з роботою і не використовується в даний момент. Для комори та інших маленьких кімнат підійдуть вбудовані стіл і полиці. Скористайся порожнім простором для того, щоб облаштувати собі окреме робоче місце.

тайм менеджмент

3. Скористайся різними способами управління часом

Існують сотні способів для того, щоб організовувати і керувати часом. Ви можете скористатися як паперовими ежедневниками і календарями, так і онлайн додатками. Свій список справ я зберігаю за допомогою програми «Remember the milk» (професійна версія програми розроблена і для Айфонів).

тайм менеджмент

Раніше я використовував всім знайомі жовті стікери для організації запланованих справ (я приклеював їх до письмового столу навпроти клавіатури) і кишенькову чорну записну книжку від Moleskine. Обидва варіанти були ефективними, але я вирішив, що хочу мати повсюдний доступ до свого списку справ.

Є багато інших засобів для управління часом. Поекспериментуй з кількома для того, що з’ясувати, які підходять саме тобі. Єдиного рішення, яке б підійшло усім не існує. Але, безсумнівно, кожен може знайти свої способи управління часом.

4. Став цілі

Визначати цілі – одна з важливих завдань в управлінні часом. Якщо у тебе немає мети, як ти зрозумієш, що для тебе важливо? Що заслуговує твого часу і уваги? Відповідь проста: ти не зрозумієш.

Цілі не повинні бути формальними. Вони також не повинні бути довгостроковими (хоча такі цілі теж можуть допомогти). Цілі повинні бути такими, щоб звертати твою увагу на те, що важливо.

Однією з моїх цілей може бути виконати всю роботу до четверга – щоб п’ятницю присвятити відпочинку або роботи над власним проектом. Ця мета змушує мене працювати більш продуктивно, щоб закінчити роботу за 80% відведеного часу. Скоротити робочий тиждень на 20% не так складно – можна працювати в обідній час або ж вставати на півгодини раніше.

Цілі повинні бути досяжними і конкретними. Ти можеш ставити перед собою повторювані мети («Хочу відпочивати кожну п’ятницю»), або одноразові мети («Хочу закінчити дизайн мого нового вебсайту до наступного вівторка»), або будь-яку комбінацію двох перерахованих вище видів цілей. Ти можеш записувати свої цілі або тримати їх в голові. Головне – завжди мати мету.

5. Встановлюй терміни

Термін є свого роду невід’ємною метою проекту. Якщо ти знаєш, що щось повинно бути зроблено до понеділка, то ти, з більшою ймовірністю, організуєш свою роботу належним чином.

тайм менеджмент

Якщо твої клієнти або бос не встановлюють перед тобою певних термінів, ти повинен встановити ці терміни самостійно. Подумай про те, коли б тобі хотілося закінчити або приступити до роботи над новим проектом. Занеси цю дату в календар або відзнач її у своєму списку справ. Для більшої впевненості скажи кому-небудь про свій термін. Тиск з боку може стати гарним засобом, щоб змусити тебе працювати старанніше.

6. Плануй заздалегідь

У тебе повинен бути план. Він може бути місячними, двомісячним або річних, залежно від твоєї сфери діяльності. Як я вже згадував, у мене є календар на кожен місяць для моїх проектів і термінів. Там я позначаю зустрічі, важливі події та іншу інформацію, яка може порушити моє регулярне робочий розклад.

тайм менеджмент

7. Розставляй пріоритети

Ти повинен розставляти пріоритети у тому, що необхідно зробити. Роботу, яка повинна бути виконана негайно (чи в найближчі кілька днів), необхідно зробити в першу чергу. Далі йде робота, яку необхідно виконати в найближчі один-два тижні, а потім – все інше.

тайм менеджмент

Не забудь включити в свій розклад і сімейні цінності. Перший футбольний матч твоєї дитини важливий, так що не забудь включити його в список пріоритетних справ. Запису до лікаря, шкільні матчі, батьківські збори та вечірки також повинні враховуватися при плануванні робочого розкладу. Виріши, які заходи ти повинен відвідати, незалежно від ступеня завершеності роботи, на яких заходах ти хотів би бути присутнім, якщо виконаєш роботу до певного рівня, і які заходи ти можеш або не можеш відвідати якщо робота буде повністю закінчена.

Вироби систему для того, щоб відзначати справи різного ступеня пріоритетності у своєму розкладі. Для цього можна використовувати ручки різних кольорів, або ж робити якісь позначки (зірочки) навпроти важливих подій. Ще раз підкреслю – переконайся в тому, що все, що ти робиш має сенс.

8. Делегуй або віддавай роботу на сторону

Немає нічого страшного в тому, щоб залучати сторонню допомогу час від часу. Ти можеш віддавати деякі обов’язки за проектом комусь іншому в офісі, або навіть твоєму асистентові. Ти також можеш передавати виконання частини проекту (проведення дослідження тощо) на сторону – це допоможе тобі сфокусуватися на чомусь більш важливому.

Тобі зовсім не обов’язково делегувати частину своєї роботи. Чому не найняти хатню робітницю, яка приходила б раз в тиждень і прибирала б будинок? Або чому б не найняти кого-небудь, щоб мити твою машину, замість того щоб самому витрачати на це суботній день? Ці послуги допоможуть тобі визволити свій час для більш важливих і цікавих справ.

9. Оптимізують свої робочі процеси

Майже безсумнівно, що щодня або щотижня ти робиш щось, що можна було б спростити і раціоналізувати. Це може бути оплата послуг. Або ж архівування інформації. Або щось, що ти робиш практично на кожному проекті.

Це ті процеси, які ти повинен спростити і оптимізувати. Уважно вивчи, як ти працюєш в даний час, і знайди кроки, які можна об’єднати, або зовсім прибрати.

10. Навчися говорити «ні»

Одна з найбільш небезпечних пасток в управлінні часом – це брати на себе занадто багато роботи. Ти повинен навчитися говорити «ні» деяким людям. Якщо ти будеш брати на себе занадто багато роботи, ти не тільки не зможеш укладатися в терміни, але постраждають також якість роботи і твої відносини (як професійні, так і особисті).

Перед тим, як взятися за нову роботу, переглянь свій розклад. У тебе насправді є час на інший проект? Якщо ні, поясни клієнту, що у тебе занадто багато роботи, щоб присвятити їх проекту достатньо часу. Більшість тебе за це подякує. Якщо ж ти ніяк не можеш відмовитися від запропонованої роботи, розкажи своїм клієнтам розумні терміни її виконання. Не кажи, що ти зробиш цю роботу до наступного тижня, якщо знаєш, що будеш зайнятий весь цей час іншим проектом.

тайм менеджмент

Той же принцип працює і в особистих зобов’язаннях. Якщо ти робив щось щорічно останні десять років, зовсім не означає, що ти будеш робити це далі. Навчися говорити «ні» своїм друзям, родичам, сусідам і іншим людям у твоєму житті так, щоб ти зміг сказати «так» справах, насправді важливим для тебе.

11. Дізнайся, коли ти працюєш краще всього

Одна з переваг фрілансерів – це можливість самостійно встановлювати робочі години. Зверни увагу на час, коли ти найбільш продуктивний. Для мене – це час між дев’ятою ранку і двома-трьома годинами після полудня, а потім між шістьма-сімома годинами вечора і одинадцятою-дванадцятою годинами ночі. Я не змушую себе працювати в той час, коли я не продуктивний (з двох до семи вечора, найчастіше).

тайм менеджмент

12. Встановлюй регулярні робочі години

Це відноситься до часу, коли тобі працюється найкраще. У тебе повинні бути регулярні робочі години кожен день. Якщо тобі краще всього працюється з чотирьох ранку до обіду, працюй в цей час кожен день. Це так само означає, що опівдні ти повинен припинити працювати і зайнятися чимось ще. Те ж правило і для вихідних. Бери, як мінімум, два вихідних в тиждень. Це необов’язково повинні бути субота і неділя: ти можеш зробити вихідними середу і четвер або понеділок та п’ятницю. Головне – переконайся в тому, що у тебе є час на відпочинок, інакше ти закінчиш моральним і фізичним виснаженням.

13. Не витрачай час дарма

Зверни увагу, на що ти витрачаєш час кожен день. Ти постійно перевіряєш Фейсбук або Вконтакте? Встаєш, щоб сходити за водою? Вийти на вулицю із собакою собаку в шостий раз за півдня? Що б це не було, спробуй відволікатися на це якомога менше. Перевіряй Фейсбук або Вконтакте раз на годину (або кожні дві години), тримай на робочому столі пляшку з водою, щоб не було потреби йти за нею кожен раз, коли ти захочеш пити. Визнач, на що ти витрачаєш час даремно і усунь це.

тайм менеджмент

14. Уникай виконання багатьох справ одночасно

Виконання багатьох справ одночасно працює тільки в деяких випадках. Але якщо справа стосується роботи над чимось важливим, виконання багатьох справ одночасно швидше нашкодить, ніж допоможе. Працюй тільки над одним проектом. Це не значить, що ти повинен працювати тільки над одним проектом до його повного завершення, але це значить, що ти не повинен кидатися між трьома проектами кожні дві хвилини. Установи певний час для одного проекту (двадцять, тридцять хвилин, годину), і протягом цього часу займайся тільки цим проектом.

Тут також йдеться про спробу працювати і одночасно перевіряти електронну пошту, грати в солітера, розмовляти по телефону. Все це не завадить тобі приділити достатню увагу до того, над чим ти працюєш.

15. Роби часті перерви

Знемогу і втома – ворог продуктивності. Якщо ти вымотаешь себе, ти не зможеш закінчити роботу в строк (якщо взагалі зможеш її закінчити). Регулярні перерви допоможуть запобігти виснаження. Ти можеш піти на прогулянку в обід, подивитися новини після ленчу, сходити за покупками після обіду, а не ввечері, або навіть взяти кілька тижнів вихідних щороку в якості відпустки.

Ці невеликі перерви відновлюють наші сили і готують до роботи. Без них ми втомлюємося і втрачаємо концентрацію. Я, як правило, йду з дому на кілька годин після обіду. В цей час я можу відвідати родичів, сходити за покупками, покататися на машині і пройтися пішки, а влітку можна і покупатися. Я також роблю десятихвилинні перерви протягом дня, щоб перезарядитися і дати відпочити очам. Крім цього я влаштовую собі довгі вихідні (за три або навіть чотири дні).

тайм менеджмент

16. Підтримуй все в потрібному стані

Підтримка особливо важлива для будь-якої системи управління часом. Але підтримувати ти повинен не тільки свою систему. Всі сторони твоєму житті повинні протікати гладко, щоб ти міг ефективно працювати.

Це означає елементарне обслуговування свого комп’ютера (копіювати файли, очисткить кошик), свого офісу або робочого місця (витерти пил, прибрати сміття і т. д.) і свого дому (помити посуд, випрати речі, полагодити що-то при необхідності).

Не забувай також і про себе. Щоденні фізичні вправи і правильне харчування можуть зіграти важливу роль у поліпшенні твоєї продуктивності.

тайм менеджмент

Ти можеш запитати – як це пов’язано з управлінням часом. Ось у чому справа: якщо ти не будеш підтримувати в належному стані всі сторони свого життя, коли-небудь що-небудь вийде з ладу. Так, тобі, може, доведеться витратити свій робочий час на прання, тому що у тебе не залишиться чистих речей, або ж це може бути щось більш суттєве, як предотвратимая хвороба. Коли відбуваються несподівані неприємності, вони завдають удару по нашій продуктивності. У той же час, якщо ти включиш перераховані вище обов’язки в свій розклад, вони заберуть у тебе зовсім не багато часу.

Переклад і редакція: Дану статтю нам люб’язно перевела Крихта Віра. Редакція: Ріг Віктор і Бернацький Андрій. Якщо Ви хочете також взяти безпосередню участь в проекті webformyself.com, то прочитайте розділ «Політика Сайту».

Будемо сподіватися, що ці 16 порад по мистецтву управління своїм часом, допоможуть вам у вашій повсякденній роботі.

E-mail:[email protected]

Проект webformyself.com — Як створити свій сайт. Основи самостійного сайтобудування